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Ich habe Personen oder Firmen mehrfach in meinem Account. Kann ich Dubletten automatisch entfernen?

Ein klassisches und verbreitetes Problem bei CRM Software sind Dubletten. Meist finden Sie ihren Weg über einen Dateiimport in das System und dort bleiben sie dann aus Angst vor der großen manuellen Kontrolle.
CentralStationCRM verfügt über einen automatisierten Dubletten Kontrollmechanismus, der alle Kontakte in Ihrem Account auf Dubletten kontrolliert. Wenn eine Dublette gefunden wird führt der Assistent die betroffenen Personen oder Firmen automatisch zusammen. Anstatt eine der Personen zu löschen kontrollieren wir alle Telefonnummern, E-Mail Adressen, Tags und die sonstigen Informationen ebenfalls auf Dubletten.

Eine Video-Anleitung finden Sie hier:

Bitte beachten Sie: Der Dublettencheck kann nur von dem Ersteller & Inhaber des CentralStationCRM Accounts durchgeführt werden.



Es gibt drei Möglichkeiten anhand derer wir Dubletten als solche erkennen können. Sie können bestimmen, welche dieser Möglichkeiten wir für Ihren Account nutzen sollen und ob wir nur Personen oder auch sämtliche Firmen auf Dubletten untersuchen sollen.Die drei Methoden ziehen jeweils unterschiedliche Informationen in Betracht. Wir haben Sie hier mit einem Anwendungsbeispiel vorgestellt, damit die Unterschiede klar werden.

Dubletten im CRM: Ausgangssituation mit drei Personen

Der Mensch würde bei diesem Beispiel relativ schnell feststellen, dass es sich um eine "echte" Person handelt, die jedoch dreifach im CRM System angelegt ist. Person 1 und 2 haben die gleiche E-Mail Adresse und Person 1 und 3 teilen neben dem Namen auch noch die Firma. Ziemlich sicher handelt es sich hierbei um einen Kontakt.



Person 1Person 2Person 3
Max MusterMaximilian MusterMax Muster
CRM AnbieterMuster AGCRM Anbieter
max.muster@example.commax.muster@example.com



  1. Methode 1: Dubletten anhand der E-Mail Adresse und dem Nachnamen zusammenfassen

    Diese Methode ist die sicherste von allen, denn sie führt lediglich Personen mit einer exakt gleichen E-Mail Adresse und demselben Nachnamen zusammen. Da E-Mail Adressen weltweit eindeutig sind ist diese Methode am eindeutigsten und sichersten. So sähe das Ergebnis aus:


    Person 1Person 2
    Max MusterMax Muster
    CRM Anbieter
    Muster AG
    CRM Anbieter
    max.muster@example.com
  2. Methode 2: Dubletten anhand der Vor- und Nachnamen zusammenfassen

    Bei dieser Methode werden alle Personen, die den gleichen Vor- UND Nachnamen haben zusammengefasst. Die Methode ist dabei deutlich umfassender als der Abgleich der E-Mail Adressen. Auch ein Max Muster einer anderen Firma wäre mit dem Max Muster aus der Beispieltabelle zusammengefasst worden. Bitte überprüfen Sie vor der Anwendung dieser Methode, ob Sie dabei ggf. Personen zusammenführen die trotz gleichem Namen keine Dubletten sind.


    Person 1Person 2
    Max MusterMaximilian Muster
    CRM AnbieterMuster AG
    max.muster@example.commax.muster@example.com
  3. Methode 3: Dubletten anhand von Vorname, Nachname und der Firma zusammenfassen

    In dieser Methode überprüfen wir zusätzlich zum Vor- und Nachnamen, ob die potentiellen Dubletten der gleichen Firma zugeordnet sind. Nur wenn dies der Fall ist werden sie zusammengefasst. Hier das Ergebnis:


    Person 1Person 2
    Max MusterMaximilian Muster
    CRM AnbieterMuster AG
    max.muster@example.commax.muster@example.com

Tipp: Die besten Ergebnisse erzielen Sie in der Regel mit einem zweistufigen Vorgehen. Nutzen Sie zunächst die erste Methode und führen nur die Personen mit der gleichen E-Mail Adresse zusammen. Wenn Sie dann noch immer eine große Zahl an Dubletten in Ihrem Account vorfinden können Sie mit Methode drei die Dubletten innerhalb einer Firma ebenfalls noch eliminieren.

Beispielanwendung in zwei Schritten

So sähe das Ergebnis aus, wenn Sie die Dubletten zunächst anhand der E-Mail Adresse zusammenfassen lassen und anschließend die Methode mit dem Abgleich der Vor- und Nachnamen in Kombination mit der Firma anwenden. Sie hätten also nur noch eine Person mit allen Informationen und die Datenqualität in Ihrem Kontaktmanagement deutlich erhöht.



Person 1
Max Muster
CRM Anbieter
Muster AG
max.muster@example.com



Um Dubletten zu entfernen und den Assistenten zu nutzen gehen Sie bitte rechts oben auf das Zahnrad, anschließend auf Accounteinstellungen und wählen "Dubletten finden und entfernen" in der rechten Spalte. Diese Funktion kann nur von dem Inhaber des Accounts genutzt werden. Normale Nutzer haben keine Möglichkeit die Accounteinstellungen oder den Dublettenfilter einzusehen.