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Ich habe Personen oder Firmen mehrfach in meinem Account. Kann ich Dubletten automatisch entfernen?

Ein klassisches und verbreitetes Problem bei CRM-Software sind Dubletten, also Kontakte, die doppelt oder mehrfach gespeichert sind. Meist finden sie ihren Weg über einen Dateiimport in das System und dort bleiben sie dann aus Angst vor der großen manuellen Kontrolle. 


CentralStationCRM verfügt über einen automatisierten Dubletten Kontrollmechanismus, der alle Kontakte in Ihrem Account auf Dubletten hin überprüft. Wenn eine Dublette gefunden wird, führt der Assistent die betroffenen Personen oder Firmen automatisch zusammen. Dabei gehen keine Informationen verloren: Alle Daten (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Tags usw.) werden zusammengeführt, so dass nur doppelte Informationen gelöscht werden. 

Eine Video-Anleitung finden Sie hier:

Bitte beachten Sie: Der Dublettencheck kann nur von dem Ersteller & Inhaber des CentralStationCRM Accounts durchgeführt werden.


Es gibt drei Methoden, anhand derer wir Dubletten als solche erkennen können. Bei der automatisierten Dubletten-Kontrolle können Sie bestimmen, welche dieser Methoden wir für Ihren Account nutzen sollen. Außerdem entscheiden Sie, ob wir nur Personen oder auch sämtliche Firmen auf Dubletten hin überprüfen. Bei den drei Methoden werden jeweils unterschiedliche Informationen bei der Zusammenführung berücksichtigt. Wir stellen Ihnen dies mit einem Anwendungsbeispiel vor, damit die Unterschiede klar werden.

Dubletten im CRM: Beispiel mit drei Personen

Der Mensch würde beim folgenden Beispiel relativ schnell feststellen, dass es sich um eine "echte" Person handelt, die jedoch dreifach im CRM-System angelegt ist. Person 1 und 2 haben die gleiche E-Mail-Adresse und Person 1 und 3 teilen neben dem Namen auch dieselbe Firma. Ziemlich sicher handelt es sich hierbei um einen Kontakt.


Person 1Person 2Person 3
Max MusterMaximilian MusterMax Muster
CRM AnbieterMuster AGCRM Anbieter
max.muster@example.commax.muster@example.com


  1. Methode: Dubletten anhand von E-Mail Adresse und Nachname zusammenfassen

    Diese Methode ist die sicherste von allen, denn sie führt lediglich Personen zusammen, die exakt die gleiche E-Mail-Adresse und denselben Nachnamen haben. Da E-Mail-Adressen weltweit eindeutig sind, ist diese Methode am sichersten. So sähe das Ergebnis nach der Zusammenführung der Dubletten aus:


    Person 1Person 2
    Max MusterMax Muster
    CRM Anbieter
    Muster AG
    CRM Anbieter
    max.muster@example.com

  2. Methode: Dubletten anhand von Vorname und Nachname zusammenfassen

    Bei dieser Methode werden alle Personen zusammengefasst, die den gleichen Vornamen und Nachnamen haben. Diese Methode ist deutlich umfassender als der Abgleich der E-Mail Adressen. Auch ein Max Muster einer anderen Firma wäre mit dem Max Muster aus der Beispieltabelle zusammengefasst worden. Bitte überprüfen Sie daher vor der Anwendung dieser Methode unbedingt, ob Sie ggf. Personen zusammenführen, die trotz gleichem Namen nicht dieselbe Person sind. So sähe das Ergebnis nach der Zusammenführung der Dubletten aus:


    Person 1Person 2
    Max MusterMaximilian Muster
    CRM AnbieterMuster AG
    max.muster@example.commax.muster@example.com
  3. Methode: Dubletten anhand von Vorname, Nachname und Firma zusammenfassen

    Bei dieser Methode überprüfen wir zusätzlich zum Vor- und Nachnamen, ob die potentiellen Dubletten der gleichen Firma zugeordnet sind. Nur wenn dies der Fall ist, werden sie zusammengefasst. So sähe das Ergebnis nach der Zusammenführung der Dubletten aus:


    Person 1Person 2
    Max MusterMaximilian Muster
    CRM AnbieterMuster AG
    max.muster@example.commax.muster@example.com

Wir empfehlen: Kombination aus Methode 1 und 3

Die besten Ergebnisse erzielen Sie in der Regel bei einem zweistufigen Vorgehen: Nutzen Sie zunächst die 1. Methode und führen nur die Personen mit der gleichen E-Mail-Adresse zusammen. Wenn Sie dann noch immer eine große Zahl an Dubletten in Ihrem Account vorfinden, können Sie mit Methode 3 die Dubletten innerhalb einer Firma ebenfalls noch eliminieren.

So sähe das Ergebnis aus, wenn Sie die Dubletten zunächst anhand der E-Mail-Adresse zusammenfassen lassen und anschließend die Methode mit dem Abgleich der Vor- und Nachnamen in Kombination mit der Firma anwenden. Sie hätten also nur noch eine Person mit allen Informationen in Ihrem CRM-Account gespeichert und damit die Datenqualität in Ihrem Kontaktmanagement deutlich erhöht.



Person 1
Max Muster
CRM Anbieter
Muster AG
max.muster@example.com



Um Dubletten zu entfernen und den Assistenten zu nutzen, gehen Sie bitte rechts oben auf das Zahnrad, anschließend auf Accounteinstellungen und wählen "Dubletten finden und entfernen" in der rechten Spalte. Dort können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen. 

Diese Funktion kann nur von dem Inhaber des Accounts genutzt werden. Normale Nutzer haben keine Möglichkeit die Accounteinstellungen oder den Dublettenfilter einzusehen.

Einzelne Dubletten manuell zusammenführen

Wenn Sie nur vereinzelte Kontakte manuell zusammenführen wollen, finden Sie hier die entsprechende Anleitung.

Dieser Artikel gehört zu Dubletten zusammenfassen.