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Nutzung von Tags (Schlagwörtern) in CentralStationCRM


Mit "Tags" (Schlagwörtern) können Sie Personen, Firmen, Angebote und Projekte kategorisieren und somit organisieren. "Tags" helfen Ihnen dabei, Kontakte innerhalb des CRM wiederzufinden und ähnliche Kontakte zu identifizieren. Sie definieren selbst, welche "Tags" Sie anlegen und vergeben. Auf Personen-Ebene können das beispielsweise Kunden-Klassifizierungen sein (Interessent, Entscheider, etc.), auf Firmen-Ebene Branchen (Automobil, Pharma) oder Bewertungen (A-Kunde, B-Kunde, etc.).



"Tags" verwalten


Grundsätzlich verwalten Sie Ihre "Tags" direkt auf der Ebene auf der jeweiligen Person, Firma, bzw. des Projektes oder Angebots. Dort werden sie in der rechten Spalte angezeigt.


"Tags" vergeben und neu anlegen


Um ein "Tag" hinzuzufügen, klicken Sie auf Ebene einer Person (Firma, eines Angebotes oder Projektes) in der rechten Spalte neben "Tags" auf  bearbeiten. Nun können Sie aus bestehenden "Tags" auswählen oder ein neues "Tag" anlegen (und mit "Enter" bestätigen), wenn bislang kein passendes "Tag" vergeben wurde.


Wenn Sie "Tags" umbenennen, löschen oder mehreren Personen gleichzeitig ein "Tag" vergeben möchten, lesen Sie bitte unsere entsprechenden Hilfeartikel:


Tags entfernen oder umbenennen


Mehrere Objekte gleichzeitig taggen


Sortierung von "Tags"


Die "Tags" werden in der rechten Spalte in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Falls Sie besonders wichtige "Tags" ganz oben angezeigt haben möchten, können Sie sich damit behelfen, dass die dem Namen des "Tag" eine Zahl oder ein Sonderzeichen voransetzen. Also beispielsweise !Prio-Kunde würde nicht bei P sondern noch oberhalb von A bei ! gelistet werden.


Diesen Trick können Sie auch nutzen, um "Tags" inhaltlich zu sortieren. Wenn Sie also nicht möchten, das A-Kunde bei A gelistet wird, B-Kunde bei B und C-Kunde bei C sondern alle drei an einer Stelle, setzen Sie ganz einfach eine Zahl oder ein Sonderzeichen voran. Also beispielsweise $A-Kunde, $B-Kunde und $C-Kunde.


Vordefinierte "Tags"


Einige "Tags" sind vom System aus gesetzt. Sie sollen Ihnen vor allem die Verwaltung und das Wiederfinden von Kontakten erleichtern. Sie finden diese in der rechten Spalte bei der Auflistung der "Tags" ganz oben:

  • meine beobachteten: hier können Sie sich nur die Kontakte anzeigen lassen, die Sie beobachten
  • hat keine Tags: manchmal vergisst man, neue Kontakte beim Anlegen zu verschlagworten. Damit diese trotzdem wiedergefunden werden, gibt es diesen "Tag", der Ihnen alle Einträge anzeigt, die bisher mit keinem "Tag" versehen wurden
  • hat Aufgaben / hat keine Aufgaben: hier können Sie sich alle Einträge ansehen, die mit einer Aufgabe versehen wurden oder eben keine haben
  • keine verknüpfte Firma: auch das passiert manchmal: sie legen eine neue Person an, vergessen aber die passende Firma dazu. Hier können Sie sich all die Kontakte anzeigen lassen, die noch nicht mit einer Firma verknüpft wurden

Tipp: Eine Person mit allen "Tags"


Wir haben uns ganz bewusst dazu entschieden, dass "Tags" nur dann angezeigt werden, wenn mindestens einer Person oder Firma gibt, der dieses Tag zugeordnet wurde. Damit wollen wir verhindern, dass die Liste der "Tags" in der rechten Spalte immer länger wird, obwohl die "Tags" eigentlich nicht mehr benötigt werden.


Für den Fall, dass Sie trotzdem zuerst einmal "Tags" definieren und im Anschluss diese den einzelnen Personen zuordnen möchten, legen Sie ganz einfach eine fiktive Person (oder Firma etc.) an (z.B. Frau Muster Tag), der Sie alle "Tags" zuordnen. Selbst wenn ein "Tag" keiner anderen Person vergeben wurde, geht es somit nicht verloren.

Nach "Tags" filtern


Alle "Tags", die Sie vergeben haben, finden Sie auf der jeweiligen Übersichtsseite in der rechten Spalte. Durch Anwählen eines "Tags" (Klicken des Kästchens) werden Ihnen alle Personen angezeigt, die Sie mit dem "Tag" versehen haben. Indem Sie mehrere "Tags" anwählen, können Sie Ihre Kontakte noch genauer filtern. Beachten Sie, dass es sich dabei um eine "Und-Verknüpfung" handelt, das bedeutet wenn Sie zwei "Tags" anwählen, werden nur die Kontakte angezeigt, die auch mit beiden "Tags" verschlagwortet wurden.


Natürlich gibt es weitere Möglichkeiten, um Ihre Kontakte zu filtern, beispielsweise ODER Verknüpfungen oder die Filterung von Personen nach Firmen-"Tags". Bitte lesen Sie hierzu unseren Hilfeartikel zum Thema Filtern in CentralStationCRM.



Weiterführende Artikel zu diesem: