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Erweiterung EchtPost: Kontakte synchronisieren und Postkarten verschicken

Als CentralStationCRM-Nutzer können Sie die Erweiterung EchtPost einsetzen, um Postkarten an Ihre Kontakte zu versenden. Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihren EchtPost Account mit Ihrem CentralStationCRM Account verbinden und dadurch Kontakte dauerhaft synchronisieren.

Loggen Sie sich zunächst bei EchtPost ein. Klicken Sie auf Kontakte, dann auf Kontakte importieren. Klicken Sie anschließend auf CentralStationCRM Synchronisation

Sie werden zu CentralStationCRM geleitet, wo Sie Ihre CRM-Login-Daten eingeben. Im Anschluss werden Sie gefragt, ob Sie EchtPost Zugriff auf Ihre Kontakte gewähren möchten. Klicken Sie auf Zugriff gewähren.

Im nächsten Schritt können Sie definieren, welche Kontakte synchronisiert werden sollen. Grundvoraussetzung für die Synchronisation Ihrer Kontakte zwischen CentralStationCRM und EchtPost ist, dass bei den Kontakten in CentralStationCRM eine Postadresse hinterlegt wurde. Sollte diese fehlen, werden die entsprechenden Personen auch nicht zu EchtPost übertragen.

Sie können wählen, ob Sie nur Kontakte aus einem gespeicherten Filter zu EchtPost übertragen möchten oder ob alle Kontakte synchronisiert werden sollen. In dem Fall werden auch Kontakte, die zukünftig in CentralStationCRM angelegt werden, automatisch zu EchtPost übertragen. 

Außerdem können Sie an dieser Stelle definieren, welche Adresse zu EchtPost übertragen werden soll, für den Fall, dass einem Kontakt mehr als eine Adresse zugeordnet ist. Mit einem Klick wählen Sie an dieser Stelle, ob die Büro Anschrift, die private Anschrift oder die Anschrift der Firmenzentrale bevorzugt übertragen werden soll. Sollte nur eine Adresse pro Kontakt angelegt sein, wird diese automatisch mit EchtPost synchronisiert, unabhängig davon, ob es die Büro-Adresse oder die private Anschrift ist.

Klicken Sie auf Import durchführen. Ihre Kontakte werden dann im Hintergrund von CentralStationCRM zu EchtPost importiert.

Sobald die Synchronisation abgeschlossen ist, wird Ihnen dies angezeigt und Sie erhalten zudem eine Übersicht, wie viele Kontakte zu EchtPost importiert wurden und wie viele Kontakte bei der Synchronisation übersprungen wurden, weil die Postanschrift unvollständig ist. Außerdem wird Ihnen an dieser Stelle angezeigt, welche Kontakte leicht verändert importiert wurden. Hintergrund ist, dass all zu lange Adressdaten automatisch gekürzt werden, weil der Platz auf einer Postkarte begrenzt ist. In der Regel sollten die meisten Kontaktdaten aber problemlos und 1 zu 1 übertragen werden.

Wenn Kontakte nicht übertragen werden, ist dies ein Zeichen dafür, dass die Kontaktdaten nicht vollständig sind und noch einmal überprüft werden sollten. Nehmen Sie die Überarbeitung in jedem Fall in CentralStationCRM vor und nicht im Adressbuch. Wenn Sie die Kontakte im CRM überarbeiten, werden sie bei EchtPost automatisch upgedatet. 

Im umgekehrten Fall findet keine Synchronisation statt: Wenn Sie also im EchtPost Adressbuch Kontakte verändern, werden diese Veränderungen nicht in CentralStationCRM übernommen. Vor jeder Änderung erhalten Sie daher einen automatischen Hinweis von EchtPost, dass Sie die Daten doch lieber in CentralStationCRM anpassen.

Wenn Sie nun auf Kontakte klicken, werden Ihnen alle importierten Kontakte angezeigt. Neben den Kontaktdaten werden auch die Schlagworte (“Tags”) importiert. Diese werden Ihnen oberhalb der Kontakte angezeigt. Somit haben Sie die Möglichkeit, sich nur Kontakte, die in CentralStationCRM einem bestimmten Tag zugeordnet wurden, anzeigen zu lassen und auch nur an diese Kontakte ein Postkarten-Mailing zu verschicken.

Wenn Sie Postkarten über EchtPost verschicken, dann wird dies automatisch auch in CentralStationCRM angezeigt und zwar in dem Moment, in dem die Postkarte versendet wird, also am Nachmittag des von Ihnen gewählten Versandtages. Auf der jeweiligen Personenseite wird dann im Verlauf angezeigt, welche Postkarte Sie mit welchem Text und welchem Motiv verschickt haben.

Im folgenden Video werden Sie noch einmal Schritt für Schritt durch die Synchronisation von Kontakten in EchtPost geführt.


Wie Sie eine Postkarte oder ein Postkarten-Mailing über EchtPost verschicken, dazu finden Sie alle Informationen in der EchtPost Hilfe!