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CentralStationCRM und Newsletterversand

Für den Newsletterversans besitzt CentralStationCRM eine Schnittstelle zu Newsletter2Go.

Die Im- und Exportfunktionen von CentralStationCRM machen es Ihnen aber auch leicht, das Newsletter-Versandsystem Ihrer Wahl zu nutzen. Mit dem CRM können Sie Verteiler zusammenstellen und für den Newsletterversand exportieren. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie dazu vorgehen.

Außerdem können Sie Daten wie Öffnungen und Klicks nach dem Versand im CRM erfassen. Hierbei hängt die Vorgehensweise davon ab, welches Newsletter-Tool Sie verwenden. Für die meistverwendeten Programme finden Sie unten Links zu Beschreibungen dieses Schritts.

Verteiler selektieren und exportieren

Zunächst gilt es, die Empfänger, die Ihre E-Mail erhalten sollen, in CentralStationCRM zu selektieren. Welche Filtermöglichkeiten Sie dabei haben, erklärt unser Artikel Filtern und Segmentieren.
 
Falls Sie diese Selektion regelmäßig wiederholen, z.B. weil kontinuierlich neue Abonnenten Ihres Newsletters ins CRM kommen, können Sie Ihren Filter auch speichern.
Das Praktische daran: Jedesmal wenn Sie einen gespeicherten Filter aufrufen, enthält dieser nur diejenigen Kontakte, die Ihren Filterkriterien aktuell entsprechen. Kontakte, die auf den Filter inzwischen nicht mehr zutreffen, z.B. durch das Entziehen eines Tags, sind dann auch nicht mehr im gespeicherten Filter enthalten, auch wenn der Filter selbst schon älter ist. 
 
Wählen Sie alle Kontakte aus Ihrem Filter per Häkchen aus, und klicken Sie oberhalb der Liste auf Aktionen. Klicken Sie im aufklappenden Menü auf Exportieren. Wählen Sie nun den Export als kompakte Excel-Datei und öffnen Sie diese, nachdem Sie den Dateilink per E-Mail erhalten haben.

Excelliste bearbeiten

Reduzieren Sie Ihre Exportdatei nun auf die Spalten, die Sie importieren wollen. Essenziell ist nur die Spalte der E-Mail-Adressen. Für eine persönliche Anrede brauchen Sie zudem die ihre favorisierte Anrede. Falls Sie nach dem Versand Daten wie Öffnungen oder Klicks zurückübertragen wollen, müssen Sie auf jeden Fall auch den Nachnamen behalten und in Ihr E-Mail-Versandsystem importieren. Zudem ist es vorteilhaft, auch die Spalte CSCRM Personen ID mit zu importieren, um auszuschließen, dass beim Übertragen von Öffnungen zurück ins CRM Dubletten entstehen.
In unserem Beispiel haben wir die Exportdatei auf die CSCRM Personen ID, die offizielle Anrede und die E-Mail-Adresse reduziert.

Verteiler erstellen, anschreiben und Response exportieren

Wie Sie die aus dem CRM exportierten und aufbereiteten Daten in Ihr Newslettersystem importieren und dort nach dem Versand Öffnungen oder Klicks exportieren, hängt vom Tool ab, das Sie dafür nutzen.

Für Mailchimp haben wir dafür eine Anleitung erstellt. Best practices weiterer Programme folgen.

Empfängerverhalten wie Klicks im CRM dokumentieren

Wollen Sie beispielsweise im CRM festhalten, welche Ihrer Empfänger auf einen in der E-Mail enthaltenen Link geklickt haben, brauchen Sie eine Exportdatei Ihres Newsletter-Programms, das diese Daten enthält.
 
Falls es sich um eine CSV-Datei handelt, müssen Sie die kommagetrennten Inhalte in Spalten bringen und die Tabelle auf die Spalten E-Mail-Adresse, Nachname und, falls vorhanden, die CSCRM Personen ID reduzieren. Legen Sie zudem eine weitere Spalte namens Tag an und schreiben Sie in jedes Feld dieser Spalte den Namen des neuen Tags, z.B. “NL05/20 geklickt”.
 
Jetzt können Sie einen sog. Update-Import durchführen, der die bestehenden Kontakte in Ihrem CRM, die die E-Mail geöffnet haben mit einem entsprechenden Tag versieht.