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Importieren Sie Excel-Listen

In CentralStationCRM können Excel-Dateien im Format .xls importiert werden (Excel 97-2003 oder 2004). Dateien im .xls-Format lassen sich aus allen gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen erstellen (Microsoft Excel, Open Office, Apple Numbers, Google Spread Sheets, etc.)

CSV- oder Excel-Dateien im Format .xlsx speichern Sie bitte zunächst als .xls-Datei. Wie das geht können Sie hier nachlesen. Anschließend können Sie die Datei hochladen und importieren. Achten Sie dabei darauf, dass alle Zeilen in Ihrer Excel-Datei als Text formatiert sind und nicht ggf. als Datum oder ähnliches.

Für den Import Ihrer Excel-Datei gehen Sie nun vor wie folgt:

  • Gehen Sie im CRM auf einen der Reiter Personen oder Firmen
  • Klicken Sie in der rechten Spalte auf den Link Daten importieren
  • Wählen Sie die Option Excel
  • Wählen Sie, ob Sie Ihre Datei Personen & Firmen enthält, oder ausschließlich Firmen
  • Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie Ihre Excel-Datei aus
  • In Schritt 2 überprüfen Sie die Zuordnung Ihrer Excel-Spalten zu den Bezeichnungen in CentralStationCRM. Wurden Zeilen nicht automatisch erkannt (weiß hinterlegt), können Sie über die DropDowns in der linken Spalte eine manuelle Zuordnung vornehmen. Danach erscheint die Zeile grün.
  • Spalten, die nicht importiert werden sollen, setzen Sie auf die oberste Option im DropDown (Ignorieren, wird nicht importiert)
  • Klicken Sie auf Import abschließen

Der Import läuft nun im Hintergrund. Sie können währenddessen weiterarbeiten. Bei weniger als 100 Kontakten sollte der Import in der Regel nicht länger als 5 Minuten dauern. Große Listen mit einigen tausend Kontakten können auch schon mal 20-30 Minuten dauern. Sie erhalten einen kurzen Hinweis in Ihrem CentralStationCRM wenn der Import abgeschlossen ist. Zusätzlich schicken wir Ihnen eine E-Mail mit Details zu dem Import.

Hier finden Sie ein ausführliches Erklärungsvideo zum Excel-Import


Import Rückgängig machen

Sollten bei Ihrem Import Fehler aufgetreten sein, können Sie diesen bis zu 24 Stunden rückgängig machen. Gehen Sie dazu auf Daten importieren und dann in der rechten Spalte auf Letzte Importe einsehen oder rückgängig machen. Nun können Sie neben dem fehlerhaften Import auf Rückgängig machen klicken.


Hier finden Sie eine Anleitung und weitere Tipps zur Fehlerbehebung.


Tipp für den Import von Tags zur Gruppierung und Segmentierung


Bei dem Excel Import bieten bieten wir Ihnen die Möglichkeit Tags / Schlagwörter bereits bei dem Import anzulegen. Sie können dafür die Felder "Personentags" bz. "Firmentags" nutzen. Wenn Sie mehr als drei Spalten für den Import von Tags nutzen möchten, können Sie sich mit der Excel Funktion Verketten behelfen. Diese kann Einträge aus mehreren Spalten in eine schreiben. Je Zelle können wir beliebig viele Tags importieren, sofern sie durch Kommata getrennt sind. 



So könnte die Verketten Funktion aussehen: =VERKETTEN(T2;",";V2;",";Z2) schreibt die Einträge aus den Zellen T2, V2 und Z2 in eine Zelle.



CSV Dateien

CSV-Dateien können einfach in .xls umbenannt werden (über die Funktion „Speichern unter"). Ggf. müssen Sie anschließend die Daten noch in Spalten auftrennen. Das geht über die Funktion „Text in Spalten". Markieren Sie die Spalte A, wählen den Reiter Daten, dann Text in Spalten und bei der Anzeige der Trennzeichen das Semikolon. Auch diese Funktion finden Sie in dem angezeigten Video.