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Importieren Sie Ihre Outlook-Kontakte

Wenn Sie im CRM neu starten, ist für viele der erste Schritt ein Import der Kontakte aus Outlook. Bevor Sie die Kontakte jedoch in das CRM importieren können, müssen Sie diese erst einmal aus Outlook heraus bekommen. Optisch unterscheiden sich die verschiedenen Outlook-Versionen hinsichtlich der Kontaktweiterleitung etwas, inhaltlich und von den Bezeichnungen her ist der Vorgang von Outlook 2007 bis Outlook2016 relativ ähnlich geblieben.

Grundsätzlich stehen Ihnen bei Outlook verschiedene Formate zur Verfügung, in welche Sie Ihre Kontakte speichern und exportieren können. Für den Import ins CRM bieten sich davon zwei an, vCard (.vcf) und Excel (.xls).

1. Übertragung der Kontakte aus Outlook als digitale Visitenkarten via E-Mail

Der einfachste Weg Ihre Outlook-Kontakte in das CRM zu übertragen, ist per E-Mail. Das funktioniert, indem Sie Visitenkartendateien als Mailanhang an Ihre CRM-Ablageadresse senden (Die Ablageadresse finden Sie mit einem Klick auf das Zahnrad rechts oben unter Meine Einstellungen). Den Text der E-Mail lassen Sie einfach leer, als Betreff verwenden Sie das Wort "Import". An die E-Mail können Sie mehrere einzelne Visitenkarten oder aber eine ZIP Datei mit mehreren Visitenkarten anhängen. Wir führen dann automatisch einen Import durch. So funktioniert der Import Schritt für Schritt:

  • Gehen Sie in Ihrem Outlook auf Personen (oder Kontakte, je nach Version)
  • Markieren Sie die Kontakte, die Sie importieren möchten
  • Klicken Sie auf Weiterleiten
  • Wählen Sie "als Visitenkartendatei" (NICHT als "Outlook-Kontakt" oder .msg-Datei!)
  • Es öffnet sich eine E-Mail mit Ihren Kontakten im Anhang
  • Schreiben Sie das Wort "Import" in die Betreffzeile
  • Fügen Sie Ihre CRM-Ablageadresse in die "An"-Zeile. Ihre Ablageadresse finden Sie in Ihren Einstellungen (Oben rechts das Zahnrad, dann auf "Meine Einstellungen", dann unter: "Ihre persönliche E-Mail Ablage für Personen lautet"
  • Klicken Sie auf "Senden"

Innerhalb der nächsten Minuten werden Ihre Kontakte nun im CRM angelegt. Sie können währenddessen weiterarbeiten.

Sollten bei Ihrem Adressimport Fehler aufgetreten sein, können Sie diesen 24 Stunden lang rückgängig machen.


Wichtig:

  1. Es sollte sich nur um Personenkontakte handelt. Reine Firmen-vCards, wie sie etwa aus Apple-Mail generierbar sind, werden nicht unterstützt.
  2. Das Format sollte .vcf heißen (nicht wie manchmal von Outlook erstellt .msg für "Messanger"-Datei)
  3. Achten Sie grundsätzlich beim Import darauf, dass wir nicht mehr Kontakte importieren können, als das Kontakt-Limit Ihres Accounts hergibt.


große vCard-Datei in einzelne vCards aufteilen mit vCard Splitter

Möglicherweise kann es nötig werden, einzelne große vCard-Dateien in die einzelnen Adress-vCards aufzuteilen (z.B. wenn man nur einen Teil der großen vCard-Datei oder einzelne Kontakte importieren möchte).
Manche Adressbücher erzeugen beim Export eine einzige große vCard-Datei, aber es gibt Abhilfe mit Philip Storry's vCard Splitter, zum Download geht es hier:

Philip Storry - vCard Splitter

Das Tool erlaubt auch die Änderung des Formats (z.B. Version 3.0 / Optimierung für Apple iCloud) per Checkbox.

Wundern Sie sich nicht wenn während des Split-Vorgangs das Programm in Ruhe verharrt oder scheinbar nichts passiert - man muss dann einfach nur kurz warten. Wir haben das Tool mit großen vCards (über 4.000 Kontakte in einer vCard-Datei) erfolgreich getestet und es funktioniert.


2. Übertragung der Kontakte aus Outlook als Excel-Datei (1997-2003, .xls)

Sollten Sie Ihre Kontakte nicht per E-Mail übertragen wollen, ist auch eine Übertragung via Excel möglich. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie bereits beim Import weitere Informationen ergänzen möchten, die über die in Visitenkartendateien vorhandenen Felder hinausgehen (Schlagworte, ausführlichere Hintergrundinformationen, etc.). Diese Daten lassen sich sowohl direkt importieren, als auch nachträglich ergänzen.

2a. Export aus Outlook nach Excel

  • Klicken Sie in Ihrem Outlook auf die Registerkarte Datei, dann auf Optionen und dann auf Erweitert.
  • Klicken Sie unter Exportieren auf Exportieren und wählen im Import/Export-Assistent auf In Datei exportieren, und klicken Sie dann auf Weiter.
  • Klicken Sie unter Zu erstellender Dateityp auf Excel 1997-2003
  • Wählen Sie unter Aus diesem Ordner exportieren den zu exportierenden Kontaktordner aus (ggf. einfach “Kontakte"), und klicken Sie dann auf Weiter. HINWEIS: Es kann nur jeweils ein Ordner exportiert werden.
  • Klicken Sie unter Exportierte Datei speichern unter auf Durchsuchen, wählen Sie einen Zielordner aus, und geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein z.B. CRM-Kontakte.xls. Klicken Sie auf OK.
  • Klicken Sie im Dialogfeld In eine Datei exportieren auf Weiter bzw. Fertig stellen.


Ihre Kontakte werden nun exportiert und als Excel-Tabelle gespeichert. Achten Sie dabei darauf, dass alle Zeilen in Excel als Text formatiert und nicht ggf. als Datum, Formel oder Link formatiert sind. Da man in Outlook grundsätzlich bei jedem Kontakt viel mehr Informationen speichern könnte, als es irgendjemand tut, gibt es zwei Optionen: Entweder man geht beim letzten Schritt den Umweg über “Benutzderdefinierte Felder zuordnen" und definiert genau die Felder, die man exportieren möchte, oder man klickt einfach auf weiter. Dann hat die neu erstellte Excel-Datei allerdings viele leere Spalten. Die löscht man am besten vor dem Import raus, um das Programm nicht zu “verwirren". Zudem liefert Outlook leider keine Spaltenbezeichnungen. Deswegen muss man die Spalten leider von Hand benennen. Dazu fügt man ganz oben eine neue Zeile ein (rechte Maustaste auf die 1 vor der ersten Zeile, neue Zeile einfügen) und gibt den Spalten Überschriften (Name, Vorname, Firmenname, etc.).

Import aus Excel ins CRM

Auf der Übersichtsseite Personen finden Sie rechts den Link Daten importieren. Dort wählen Sie die Option Excel.

Eine genaue Anleitung für einen Excel-Import finden Sie hier