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Wie schließe ich Dateien von der Speicherung aus, z.B. bei E-Mails?

Wenn Sie regelmäßig gleiche Dokumente an Ihre E-Mails anhängen oder ein Logo in Ihrer E-Mail Signatur integriert haben, können wir diese Dateien bei dem Eingang über Ihre E-Mail Ablage ignorieren. Die Dateien werden dann nicht mehrfach gespeichert und Sie sparen Speicherplatz. Der Dateiname der ausgeschlossenen Datei wird trotzdem angezeigt um die Historie vollständig zu halten.

Um Dateien auszuschließen geben Sie den Dateinamen oder eine Dateiart in das Formularfeld ein. Gehen Sie dazu auf Einstellungen und auf Meine Einstellungen. Mehrere Dateien können Sie durch ein Komma getrennt hintereinander auflisten.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, um spezielle Dateien oder ganze Dateiendungen bei dem Eingang einer E-Mail auf Ihrer E-Mail Ablage zu ignorieren.

Exakte Dateinamen

Wenn Sie ein Dokument regelmäßig versenden, es aber nicht mehrfach in Ihrem CentralStationCRM abgelegt haben möchten können Sie diese eine Datei ausschließen. Häufig ist dies der Fall, wenn Sie ein Logo oder eine Grafik in Ihrer E-Mail Signatur integriert haben und diese ansonsten immer als Anhang gespeichert wird. In dem Fall fügen Sie den exakten Namen der Datei inklusive der Dateiendung in das Textfeld ein, zum Beispiel also "Signatur-Logo.jpg".

Ähnliche Dateinamen

Wenn Sie Beispielsweise regelmäßig Unternehmenspräsentationen versenden und die Dateinamen immer mit "Unternehmenspraesentation" beginnen können Sie diese ebenfalls ausschließen. Geben Sie dazu den Begriff gefolgt von einem Sternchen in das Textfeld ein, zum Beispiel "Unternehmenspraesentation_*".

Komplette Dateitypen

Wenn Sie komplette Dateitypen, wie zum Beispiel große Video- oder Grafikdateien ausschließen möchten können Sie auch dies tun. Fügen Sie dazu das Dateiformat mit einem voran gestellten Sternchen ein. Wir werden dann alle Dateien, die das Dateiformat haben nicht speichern. Tiff Grafik Dateien könnten Sie zum Beispiel mit "*.tiff" ausschließen.

Wenn Sie mehrere Filter auf die schwarze Liste setzen möchten können Sie dies tun, indem Sie sie durch ein Komma trennen. Wenn Sie "Signatur-Logo.jpg,*.tiff" in das Feld eintragen würden also beispielsweise alle .tiff Dateien und Dateien mit dem Namen Signatur-Logo.jpg verworfen.

Dateien nachträglich löschen

Wenn Sie eine bestimmte Datei, etwa als Mailanhang mehrfach abgelegt haben und diese nachträglich löschen möchten, können Sie dies auch gesammelt tun. Tragen Sie dazu den genauen Datei-Titel in das Eingabefeld ein, wir zeigen ihnen daraufhin sofort an, wie oft die Datei bereits vorhanden ist und ob Sie diese löschen möchten.