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Wie schließe ich Dateien von der Speicherung aus, z.B. bei E-Mails?

Wenn Sie regelmäßig gleiche Dokumente an Ihre E-Mails anhängen oder ein Logo in Ihrer E-Mail Signatur integriert haben, können wir diese Dateien bei dem Eingang über Ihre E-Mail Ablage ignorieren. Die Dateien werden dann nicht mehrfach gespeichert, so dass  Sie Speicherplatz sparen. Der Dateiname der ausgeschlossenen Datei wird trotzdem angezeigt, um die Historie vollständig zu halten.

Um Dateien auszuschließen, gehen Sie auf Einstellungen und auf Meine Einstellungen. Unter dem Abschnitt "Ihre E-Mail-Ablage" finden Sie ein Freitextfeld, in das Sie konkrete Dateinamen und/oder Dateiarten eintragen, die zukünfti nicht im CRM als Datei gespeichert werden sollen. Mehrere Dateien können Sie durch ein Komma getrennt hintereinander auflisten.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, um spezielle Dateien oder ganze Dateiendungen bei dem Eingang einer E-Mail auf Ihrer E-Mail Ablage zu ignorieren.

Exakte Dateinamen

Wenn Sie ein Dokument regelmäßig versenden, es aber nicht mehrfach in Ihrem CentralStationCRM abgelegt haben möchten, können Sie diese eine Datei ausschließen. Häufig ist dies der Fall, wenn Sie ein Logo oder eine Grafik in Ihrer E-Mail Signatur integriert haben und diese ansonsten immer als Anhang gespeichert wird. In dem Fall fügen Sie den exakten Namen der Datei inklusive der Dateiendung in das Textfeld ein, zum Beispiel also "Signatur-Logo.jpg".

Ähnliche Dateinamen

Wenn Sie Beispielsweise regelmäßig Unternehmenspräsentationen versenden und die Dateinamen immer mit "Unternehmenspraesentation" beginnen, können Sie diese ebenfalls ausschließen. Geben Sie dazu den Begriff gefolgt von einem Sternchen in das Textfeld ein, zum Beispiel "Unternehmenspraesentation_*".

Komplette Dateitypen

Wenn Sie komplette Dateitypen, wie zum Beispiel große Video- oder Grafikdateien ausschließen möchten, können Sie auch dies tun. Fügen Sie dazu das Dateiformat mit einem voran gestellten Sternchen ein. Wir werden dann alle Dateien, die das Dateiformat haben, nicht speichern. Tiff Grafik Dateien könnten Sie zum Beispiel mit "*.tiff" ausschließen.

Mehrere Dateien oder Dateitypen ausschließen

Wenn Sie mehrere Filter auf die schwarze Liste setzen möchten, können Sie dies tun, indem Sie sie durch ein Komma trennen. Wenn Sie "Signatur-Logo.jpg,*.tiff" in das Feld eintragen würden also beispielsweise alle .tiff Dateien und Dateien mit dem Namen Signatur-Logo.jpg verworfen.

Dateien nachträglich löschen

Wenn Sie eine bestimmte Dateien nachträglich löschen möchten, können Sie dies auch gesammelt tun. Dies funktioniert nach dem gleichen Muster, wie beim Ausschließen von Dateien. Tragen Sie den genauen Datei-Titel oder einen Dateityp mit vorangestelltem Sternchen * in das gleiche Eingabefeld ein. Wir zeigen Ihnen daraufhin sofort an, wie oft die Datei bzw. der Dateityp bereits vorhanden ist und fragen Sie, ob Sie diese löschen möchten.