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Importe sus contactos de Outlook

Si está empezando en un CRM, para muchos, el primer paso es una importación de los contactos desde Outlook Pero antes de que pueda importarlos al CRM debe extraerlos primero de Outlook. El diseño de las diferentes versiones de Outlook es ligeramente diferente en lo que se refiere a reenviar contactos, pero en lo que respecta al contenido y las denominaciones, de Outlook 2007 a Outlook 2016 sigue siendo muy similar.

Básicamente, en Outlook tiene disponibles diferentes formatos en los que puede guardar y exportar sus contactos. Para la importación a CRM los más adecuados son dos de ellos, vCard (.vcf) *y* **Excel (.xls).


1. Transferencia de los contactos desde Outlook como tarjetas de visita digitales a través del correo electrónico


La forma más sencilla de transferir sus contactos de Outlook a CRM es por correo electrónico. Esto se consigue enviando los archivos de tarjetas de visita como adjunto de correo* a su dirección de buzón CRM (puede encontrar su dirección de buzón pinchando sobre el engranaje en la esquina superior derecha y después en Mi configuración). El texto del correo puede dejarlo vacío y como Asunto usar la palabra "Importación". Al correo electrónico puede adjuntarle múltiples tarjetas de visita individuales* o también un archivo ZIP con múltiples tarjeta de visita. Nosotros ejecutaremos después de forma automática la importación. Así es la importación paso a paso:

  • Vaya en su Outlook personas (o contactos, en función de la versión)
  • Marque los contactos que quiere importar
  • Pinche en "Reenviar"
  • Seleccione "como archivo de tarjetas de visita" (NO como "contacto de Outlook" ni archivo .msg)
  • Se abre un correo con sus contactos adjuntos
  • Escriba la palabra "Importación" en la línea del asunto
  • Añada su dirección de buzón CRM en la línea de "destinatario". Su dirección de buzón puede consultarla dentro de su configuración (esquina superior derecha en el engranaje, después "Mi configuración" y seguidamente en "Su buzón personal para correos electrónicos es".
  • Pinche en "Enviar"


En los siguientes minutos se crearán sus contactos en CRM. Mientras tanto puede seguir trabajando con normalidad.

Si se ha producido algún error durante la importación de direcciones, puede deshacerla en el plazo de 24 horas.


Importante:

  1. *Solo pueden ser contactos de personas. Las vCards de empresas puras, como las que se pueden generar con el correo de Apple no se admiten.
  2. El *formato debe ser .vcf (no el formato que genera a veces Outlook .msg para archivos de "Messenger").
  3. Tenga siempre en cuenta en la importación que no se puede importar un número de contactos superior al límite que tiene establecido su cuenta.


2. Transferencia de los contactos desde Outlook como archivo Excel (1997-2003,.xls)

Si no quiere transferir sus contactos por correo electrónico también puede hacerlo a través de Excel. Es algo que puede hacer, por ejemplo, cuando quiere ampliar información durante la importación que va más allá de los campos disponibles en las tarjetas de visita (palabras clave, información detallada de antecedentes, etc.). Estos datos se pueden importar directamente o completarlos más tarde

2a. Exportación de Outlook a Excel


  • Pinche en Outlook en el menú Archivo, después en Opciones y por último en Avanzadas.
  • En Exportar pinche en Exportar y en el asistente de importación/exportación seleccione Exportar a un archivo y después en Continuar.
  •  En Tipo de archivo que se va a generar pinche en Excel 1997-2003
  • Seleccione en Exportar desde esta carpeta la carpeta  de contactos que quiere exportar (o simplemente "Contactos") y después pinche en Continuar. AVISO: Solo se puede exportar una carpeta de cada vez.
  • Pinche en Guardar archivo exportado en en Buscar, seleccione la carpeta de destino, introduzca en el campo un nombre para el archivo, por ejemplo, contactos-CRM.xls.
  • Pinche en OK.
  • En el campo de diálogo Exportar en un archivo pinche en Continuar o Terminar.


Sus contactos se exportarán y se guardarán como tabla de Excel. Revise que las líneas de Excel tengan formato de texto y que no estén formateadas como fecha, fórmula o enlace. Dado que en Outlook por lo general se puede guardar mucha más información de cada contacto de lo que nadie suele hacer, hay dos opciones: O bien en el último paso se revisa "Asignar campos definidos por el usuario" y se definen específicamente los campos que se quieren exportar, o se pincha sin más en Continuar. De esa forma el archivo de Excel recién creado tendrá muchas columnas vacías. Lo mejor es eliminarlas antes de la importación para no "confundir" al programa.Además, por desgracia Outlook no ofrece ninguna descripción de las columnas. Por eso estas se deben denominar manualmente. Para ello, arriba de todo hay que insertar una nueva fila (botón derecho del ratón sobre el 1 antes de la primera fila, añadir nueva fila) y darle títulos a las columnas (nombre, apellidos, empresa, etc.).



 Importación de Excel en CRM

En la página de resumen Personas puede encontrar en la derecha el enlace Importar datos. Seleccione la opción Excel.